Co je workflow a jak nám pomůže?

Co je workflow a jak ho využijeme při blogování nebo online podnikání?

Workflow je další z těch cizích slov, které bychom měli zařadit do našeho slovníku. Usnadní nám spoustu práce, ušetří čas a starosti… Jak?

Co je workflow?

Workflow je do překladu tok práce a všeho, co s tím souvisí. Můžeme si pod tím představit jednotlivé úkoly nebo činnosti, rozhodnutí, která musíme udělat, odpovědnosti, které třeba sdílíme s dalšími osobami, taky zahrnuje nástroje, které používáme. Že to zní komplikovaně? Možná. V praxi je to ale mnohem jednodušší.

Abychom byli konkrétnější, můžeme se bavit třeba o workflow přípravy článku na blog. Na začátku stojí rozhodnutí o tématu, upřesnění obsahu, sepsání textu, doladění textu včetně nadpisu a podnadpisů, nafocení, postprodukce a vložení doplňujících fotografií, finální korektury, editace metadat, publikování postu a jeho sdílení na sociálních sítích. To všechno může dělat jeden člověk nebo celý tým.

Workflow je tedy celý soubor dílčích kroků. Abychom úkol dobře splnili, musíme projít všemi těmi kroky, na žádný nezapomenout. A často do určité míry záleží i na jejich pořadí.

Popis workflow

Workflows byly původně hlavně doménou korporátu. Pracovní činnost – procesy, se popíšou prostřednictvím workflows, které pak slouží jako manuál pro pracovníky.

Můžeme je ale velmi snadno uplatnit i v našem životě a naši práci si dost usnadnit.

Vypracováním workflows získáme popis různých činností. Bude to takový náš manuál, který nás jimi provede od začátku do konce. Skvělé je taky to, že celý proces díky nim můžeme snadněji optimalizovat.

Co nám workflow přinese?

Cílem popisu workflow je ušetřit nám čas, práci, energii, snížit pravděpodobnost výskytu chyb, zajistit konzistentnost postupů a výsledků a v neposlední řadě nám umožnit dále se rozvíjet a zlepšovat naše postupy.

Nejdůležitější je, že díky workflows nebudeme tápat, kde začít. Nebudeme muset vzpomínat, co kde udělat a co neopomenout. Budeme naše činnosti dělat ve správném pořadí. Budeme mít po ruce vše potřebné a nebudeme stokrát objevovat Ameriku. Prostě budeme náš čas i energii využívat efektivně.

Určitě taky hodně stojí za to věnovat pozornost činnostem, které nevykonáváme tak často. V mezičase totiž snadno spoustu detailů zapomeneme a pak pokaždé je to tak trochu jako poprvé – zjišťujeme, kudy kam, dohledáváme informace, jsme si nejistí… a ztrácíme čas, energii a stresuje nás to.

Já si například workflows vypracovávám ke všemu, co souvisí s daněmi. Kdy a co kam musím hlásit, jak provádět výpočty, kde hledat směnné kurzy. Sepisuju si tak informace o lhůtách, shromažďuju odkazy, vytvářím si tabulky na výpočty, vymýšlím kontrolní mechanismy, kterými si ověřím správnost údajů, které hlásím. Prostě mým cílem je tyto činnosti maximálně zjednodušit, zrychlit, zároveň zajistit, že v nich nebudu dělat chyby a že mě nebudou stresovat.

Díky tomu všemu ušetřím spoustu času a energie, které můžu věnovat tomu, co za to stojí.

Ladění workflow

Dalším krokem je vyladění si procesů tak, aby nám fungovaly co nejlépe. Jakmile totiž už workflow zavedený máme, snadno hledáme místa, kde ho vylepšit – kde si ušetřit práci nebo třeba zavést další kontrolní krok, kterým zredukujeme předělávky později.

Možností, jak naše workflow vylepšovat, je mnoho a fantazii se meze nekladou. Navíc, často zdánlivá maličkost může mít ohromný přínos.

Už víte, který workflow bude váš první?

Doufám, že jsem vás přesvědčila o tom, že workflows jsou určitě přínosem, ať už je využijeme pro cokoliv. Stačí začít jedním a postupně svoji práci tímto způsobem zesystematizovat. Odměnou nám bude více volného času, ušetřená energie a nervy. Budeme mít pocit, že nám práce jde pěkně od ruky a úkoly na to-do listu se budou odškrtávat skoro samy :).

Komentovat

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Můžete použít tyto HTML značky a atributy:

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

Po odeslání musí být komentář ručně schválen, aby nebyla diskuse plná spamu :). Bude proto chvíli trvat, než se komentář pod příspěvkem zobrazí. Díky!